Dankzij de slimme automaat kunnen inwoners 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 bepaalde administratieve documenten en uitleenmaterialen ophalen. Het is gestart als een pilootproject met innovatie- en technologiepartners Tomorrowlab, itsme® en Telloport en wordt - na goede resultaten - verder gebruikt door het lokaal bestuur.
Digitalisering van dienstverlening
Hoewel er al heel wat akten en attesten digitaal kunnen aangevraagd worden, zijn er documenten die op dit moment nog fysiek moeten worden afgeleverd. Het gaat dan specifiek over identiteitskaarten, rijbewijzen en internationale paspoorten. Deze drie producten maken samen 82% uit van het totale aantal afgeleverde documenten. Het lokaal bestuur ging op zoek naar een manier waarop ook deze documenten op de meest klantvriendelijke wijze bij de Aalternaar kunnen terechtkomen.
Identificatie via itsme®
Samen met de partners TomorrowLab, itsme® en Telloport nam het lokaal bestuur de distriSPOT© in gebruik. Dat is een kluis, die geopend kan worden na uw identificatie met itsme® (een app op uw smartphone waarmee u uw identiteit kunt aantonen). De kluis zal kunnen worden gebruikt voor het afhalen van de volgende zaken:
- voorlopige rijbewijzen (enkel bij een eerste aanvraag);
- internationale paspoorten (enkel bij een eerste aanvraag);
- Aalterbon (digitale aanvragen voor ondernemers en verenigingen);
- klein uitleenmateriaal.
Flexibele afhaalmogelijkheden buiten openingsuren
Een baliemedewerker zal de inwoner vragen of hij/zij één van de bovenstaande zaken ofwel fysiek op de vertrouwde manier ofwel via de distriSPOT© wenst op te halen. Daardoor krijgt de aanvrager de mogelijkheid om zowel tijdens als buiten de openingsuren van het gemeentehuis bepaalde zaken af te halen, dus ook ’s avonds en in het weekend.
Hoge tevredenheid
Mede door de sterke samenwerking met de partners Tomorrowlab, itsme® en Telloport toont Aalter aan dat het thuishoort in het rijtje van innovatieve en toekomstgerichte besturen. De cijfers rond het gebruik van en de tevredenheid over de distriSPOT© staven waarom Vlaanderen de Aalterse innovatieve Smart City-oplossing breder wenst uit te dragen.
- Sinds de start van het initiatief in 2023 is er op 72 percent van de dagen een afhaling gebeurd via de automaat.
- Jong en minder jong kunnen de automaat wel smaken: de jongste gebruiker is 17 jaar, de oudste 72,5 percent van de gebruikers zijn 60-plussers.
- 67 percent van de afhalingen gebeurt buiten de openingsuren.
- De snelste afhaling werd gedaan, 19 minuten en 59 seconden nadat het product ter beschikking werd gelegd.
- Tijdswinst: per week worden gemiddeld 20 minuten van een baliemedewerker vrijgemaakt, waardoor kostbare tijd kan worden bespaard en nog meer burgers kunnen worden geholpen.
- Snellere afhaling: de doorlooptijd tussen het moment dat het product kan opgehaald worden en het effectief wordt opgehaald is gemiddeld met 65 percent verminderd.
- De slimme auto krijgt een tevredenheidsscore van 4,44 op 5 en een aanbevelingsscore van 4,72 op 5.
Door de positieve resultaten van het project zal de Aalternaar ook in de toekomst gebruik kunnen blijven maken van de 24/7-automaat. De gemeente blijft op die manier inzetten op een klantgerichte dienstverlening op twee sporen. Mét een fysiek gemeentehuis waar burgers vanzelfsprekend welkom blijven, maar ook met digitale dienstverlening die de klok rond bereikbaar is, ook als het gemeentehuis gesloten is.
Gemeente zonder Gemeentehuis
Met ‘Dienstverlening 24/7’ neemt het lokaal bestuur deel aan ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’. Dat is een project waarbij Vlaanderen lokale besturen ondersteunt die innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening efficiënter en klantgerichter te maken. Mét een fysiek gemeentehuis waar burgers vanzelfsprekend welkom blijven, maar ook met online dienstverlening die de klok rond bereikbaar is, ook als het gemeentehuis gesloten is.
