Op 12 mei 1998 besliste de gemeenteraad van Aalter om gebruik te maken van de ISO 9002:1994-norm om zo de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening te structureren en te waarborgen. De manier van werken werd onder de loep genomen door het beschrijven van de werkzaamheden in instructies en procedures. Daarnaast stelde de cel Kwaliteit en ICT een volledig kwaliteitssysteem op punt op maat van de gemeente, maar volgens de ISO-9002-standaard. Dit alles resulteerde in een kwaliteitsdocumentatie (namelijk een kwaliteits-, procedure- en instructiehandboek). In 2000 behaalde het gemeentebestuur het 1ste ISO-certificaat.
In 2003 werd de ISO 9002:1994-norm vervangen door een nieuwe norm, ISO 9001:2000, die een stap verder gaat en die de gemeentelijke dienstverlening naar een hoger niveau wenst te brengen: de klanttevredenheid. De statische aanpak werd vervangen door een meer dynamisch gebeuren. Het documentaire aspect bleef uiteraard behouden, niet in het minst omdat het een bijzondere - ondertussen door de meesten als noodzakelijk ervaren - plaats had verworven. In 2009 werd omgeschakeld naar ISO 9001:2008. Het kwaliteitsbeleid werd aangepast.
Daar waar in het verleden de nadruk lag op het beschrijven en het steeds opnieuw verbeteren van de processen, procedures en instructies, ligt nu de klemtoon op de beoordeling van de organisatie van de diensten als middel om te beantwoorden aan:
- De eisen van de klant-burger, zowel intern als extern;
- De wet- en regelgeving;
- De eisen van het beleid.
De ISO:9001 legt volgende normvereisten op:
- Onderwerp en toepassingsgebied
- Normatieve verwijzingen
- Termen en definities
- Kwaliteitsmanagementsysteem
- Beleidsverantwoordelijkheid
- Management van middelen
- Realiseren van de dienstverlening
- Meting, analyse en verbetering
Om de drie jaar vindt een externe hercertificatie-audit plaats, met jaarlijks een externe nacontrole. Dit gebeurt onder het toezicht van Belac.
Het gemeentebestuur van Aalter heeft sinds 1999 baanbrekend werk geleverd in de openbare sector, gebruikmakend van systemen en structuren die, bij gebrek aan systemen voor de openbare sector, toen uitsluitend werden gebruikt in de private sector (ISO 9002:1994 / ISO 9001:2004 / ISO 9001:2008 / RACI / EFQM / COSO / …)
Het gemeentebestuur behaalde volgende certificaten:
- 2000 - certificatie ISO 9002:1994
- 2003 - hercertificatie ISO 9001:2000
- 2006 - hercertificatie ISO 9001:2000
- 2009 - hercertificatie ISO 9001:2008
- 2012 - hercertificatie ISO 9001:2008
- 2015 – hercertificatie ISO 9001:2008
- 2016 - transitieaudit ISO 9001:2015
- 2018 - hercertificatie ISO 9001:2015
- 2021 - hercertificatie ISO 9001:2015
In 2024 vindt de hercertificatieaudit plaats.
Door de procescultuur en de aandacht voor de continue verbetering, overigens volledig ingebed in onze organisatie, is onze dienstverlening vandaag volledig en aantoonbaar geprofessionaliseerd.
Het gemeentebestuur van Aalter beheert de publieke middelen op een optimale, efficiënte en effectieve manier met een maximum aan rendement.
2015 was een speciaal jaar voor Aalter!
- 15 jaar ISO-gecertificeerd na 20 externe audits
- 15 jaar personeelsbeleid om van "werknemer" naar (h)echte "medewerker".
- 15 jaar de klant centraal en geïntegreerde dienstverlening aan de burger (o.a. cel Evenementen, project A-post, snelbalies, …)
- 10 jaar "éénloketsysteem" voor de globale organisatie (cel Eerste lijn)
- 10 jaar kwaliteitsdenkgroep
- 10 jaar "Aalter Proper"
- 2015 hercertificatie ISO 9001:2008
- 2015 Nominatie overheidsorganisatie van het jaar
- 2015 Sluitstuk integratie gemeente & OCMW
Begin 2007 werd het project “samenwerking gemeente en OCMW” gelanceerd, om het hoogtepunt te bereiken in 2014. Na de fysieke verhuis van het OCMW naar het gemeentehuis in februari, wordt aandacht besteed aan de samenwerking/integratie tussen de gemeentelijke en OCMW-administratie, met als eerste doel wederzijdse efficiëntiewinsten te bekomen.
Als kers op de taart behaalde het gemeentebestuur, samen het met OCMW, in 2015 zonder afwijkingen het “ISO 9001:2008-CERTIFICAAT”.
In september 2016 behaalde het lokaal bestuur Aalter het ISO 9001:2015-certificaat voor:
- de cluster Financiën & Databeheersing (Cel Budget – cel Overheidsopdrachten – cel Risicobeheer)
- de cluster Burger & Omgeving (Cel Eerste lijn – cel Burgerzaken – cel Ruimtelijke organisatie en leefomgeving – cel Bibliotheek – Cultuur en toerisme – cel Jeugdvoorzieningen – cel Sport en cel Onderwijs)
- de cluster Patrimonium & Evenementen (Cel Middelenbeheer – cel Wegen en domeinen – cel Gebouwen – cel Evenementen)
- de cluster Beleids- & Organisatieopvolging (Cel Communicatie en coördinatie – cel Personeel – cel Kwaliteit en ICT – cel Beleidsopvolging)
- de cluster Zorg (Cel Buitenschoolse Kinderopvang – cel Welzijnszaken – cel OCMW)
Organisatieaudit Audit Vlaanderen
In juni 2015 voerde Audit Vlaanderen een organisatieaudit uit in het gemeentebestuur en het autonoom gemeentebedrijf. Audit Vlaanderen heeft als opdracht het interne controlesysteem van de Vlaamse administratie en lokale besturen te evalueren en hierover aanbevelingen te formuleren. Bij deze evaluatie ligt de focus op:
- het bereiken van de doelstellingen;
- het naleven van wetgeving en procedures;
- de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie;
- het efficiënt en economisch gebruik van middelen;
- de bescherming van activa;
- het voorkomen van fraude.
Het auditverslag over het gemeentebestuur en autonoom gemeentebedrijf was bijzonder gunstig. Audit Vlaanderen kon geen lacunes vaststellen die tot aanbevelingen leiden.
Het gemeentebestuur is zich bewust van de aandachtspunten en onderneemt de nodige initiatieven om deze weg te werken. Er wordt steeds proactief ingespeeld op nieuwe externe ontwikkelingen (zoals wijzigingen in het gemeentedecreet, het decreet omtrent de beleids- en beheerscyclus, externe audits in het kader van de ISO-certificering… ), zodat we als bestuur kunnen groeien op het vlak van effectiviteit, efficiëntie, kwaliteit en integriteit. Het gemeentebestuur is dan ook zeer trots om een rapport zonder aanbevelingen te mogen ontvangen.