Online burgerlijke stand

“Digitaliseren” is vrij recent ook in de archiefwereld een vaste waarde. Dit principe slaat twee vliegen in één klap. Vooreerst vergroot de toegankelijkheid onvoorstelbaar: de vorser kan om het even wanneer en om het even waar ter wereld bronnen raadplegen. Al even belangrijk is de conservatie van de stukken: minder of geen materieel gebruik impliceert minder of geen slijtage. Ook bronnen in privaat bezit worden hierdoor al eens toegankelijk.

Uiteraard komen bronnen die vaak worden geconsulteerd het eerst in aanmerking voor digitalisering. We denken daarbij o.a. aan de parochieregisters en de registers van de burgerlijke stand. Het Algemeen Rijksarchief begon hiermee in 2005. Het systeem kent echter meerdere beperkingen. De hedendaagse technologie maakt veel meer mogelijk, maar zoiets kost (veel) geld. Komt daarbij dat om tot een goede (inhoudelijke, naast de technische) ontsluiting van de bronnen te komen, de gedreven inzet van talrijke vrijwilligers onontbeerlijk is.

Het gemeentebestuur van Aalter startte in oktober 2013 met een vrijwilligerswerking voor het archief. Het initiële opzet was het opnieuw (uitgebreid en uniform) klapperen van bronnen zoals de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters (zie de pagina’s Online inventarissen en klappers). Al vlug rees het idee dat met een extra zetje het misschien mogelijk was om ook zelf de technische kant van het digitaliseren te realiseren. Samenwerking tussen enkele cellen leidde tot een eigen tool. Het uitgangspunt was dat de online-versie goed bruikbaar moest zijn voor zowel genealogisch als historisch-wetenschappelijk onderzoek. De registers zijn dan ook gewoon doorlopend gescand (zonder de beginpagina en de oorspronkelijke jaarlijkse index). Door het creëren van interactieve pdf-bestanden, kan worden gezocht op naam (vanuit de index of via de zoekfunctie) of kan er gewoon worden gebladerd.

De bestanden worden regelmatig uitgebreid tot alle officieel raadpleegbare akten (de periodes zijn verschillend naargelang het gaat om geboorten, huwelijken of overlijdens) voor de zes gemeenten (Aalter, Bellem, Knesselare, Lotenhulle, Poeke en Ursel).

Praktisch

• §  Om de bestanden niet te zwaar te maken, wordt doorgaans gewerkt in blokken volgens de vroegere tienjaarlijkse tafels (stemmen, behalve voor Aalter, overeen met de registers; we maken een uitzondering voor akten volgens de Franse jaartelling). Ze worden gepresenteerd in een zogenaamde accordeontabel, waarbij door het klikken steeds meer zichtbaar wordt.
• §  Elk bestand vangt aan met een index. Het volstaat met het klikken op de naam om op de pagina met de akte terecht te komen. Het vergroten van het beeld zal vaak noodzakelijk zijn. Het is technisch mogelijk om enkel de gezochte akte op het scherm te laten verschijnen, maar dit betekende een extra-inspanning van meer dan 150 werkdagen. De vrijwilligersgroep vond de meerwaarde hiervan te beperkt.
• §  Het is mogelijk om de index steeds links op je scherm te zien. Activeer hiervoor de werkbalk door bij het openen van het document (onderaan op het pdf-icoon  en dan) in de linkerbalk op de knop “bladwijzer”  te klikken. Vanop elke pagina kan je ook via het klikken op het woord “index” terugkeren naar het begin.
• §  Bij het gebruik van de zoekfunctie, kan je enkel zoeken op namen die in de index zijn opgenomen: de persoon op wie de akte betrekking heeft, eventueel een verwijzing (bij erkenning bijvoorbeeld) of de partner van een overledene.
• §  De namen zijn in principe overgenomen zoals in de eigenlijke akte (doorgaans ook inzake hoofdlettergebruik), zelfs als het duidelijk om een fout ging (dan vaak een opmerking opgenomen). Bij een afwijking tegenover de handtekening van een dichte verwant, ging de voorkeur uit naar de laatste spelling. Uiteindelijk is de vorser het best geplaatst om varianten van familienamen te kennen. Dit geldt zeker voor namen met K (of C), Y (of IJ) enz.