Organiseert jouw vereniging evenementen die openstaan voor een breed publiek? Dan kom je in aanmerking voor extra financiële steun.
Wanneer is er sprake van een samenwerking?
Er zijn twee mogelijke situaties:
- Het lokaal bestuur neemt het initiatief voor de activiteit. Het lokaal bestuur is dan organisator en communicator en is verantwoordelijk voor de inhoud en het verdere verloop van de activiteit. Het lokaal bestuur kan daarbij een vereniging of andere klantencategorie betrekken om de activiteit inhoudelijk te versterken.
- Een vereniging of andere klantencategorie neemt het initiatief en vraagt ondersteuning aan het lokaal bestuur. Vooraf maken alle betrokken partijen duidelijke afspraken over wie optreedt als organisator en communicator. Ook de inhoud en de uitvoering van de activiteit worden samen vastgelegd.
Samenwerkingsovereenkomst
Bij elke samenwerking wordt een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Daarin staan alle afspraken, zoals:
- de initiatiefnemer(s) en de rollen van elke partij;
- de organisatie en communicatie;
- de inhoud en het verloop van de activiteit;
- eventuele tegemoetkomingen;
- de taakverdeling;
- de rapportering;
- de financiële afspraken.
De interne opvolging gebeurt door de cel die door het lokaal bestuur wordt aangeduid.
Hoe dien je een aanvraag in?
Dien je aanvraag in met het daarvoor bestemde aanvraagformulier. Dat kan op elk moment, maar doe dit bij voorkeur minstens 4 maanden vóór de activiteit.
Bezorg het aanvraagformulier aan het college van burgemeester en schepenen via evenementen@aalter.be.
Behandeling van je aanvraag
Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen 2 maanden of je project of evenement in aanmerking komt voor een samenwerking.
Bij een positieve beslissing nodigt het lokaal bestuur je uit voor een persoonlijk overleg. Tijdens dat overleg wordt de samenwerkingsovereenkomst opgemaakt.
Goedkeuring en ondertekening
De samenwerkingsovereenkomst of afsprakennota moet worden goedgekeurd door de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn of de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter.
Alle partijen moeten de overeenkomst ondertekenen voordat de samenwerking kan starten.