Aalter, ISO-gemeente
Op 12 mei 1998 besliste de gemeenteraad van Aalter om gebruik te maken van de ISO 9002:1994-norm om zo de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening te structureren en te waarborgen. De manier van werken werd onder de loep genomen door het beschrijven van de werkzaamheden in instructies en procedures. Daarnaast stelde de cel Kwaliteit en ICT een volledig kwaliteitssysteem op punt op maat van de gemeente, maar volgens de ISO-9002-standaard. Dit alles resulteerde in een kwaliteitsdocumentatie (namelijk een kwaliteits-, procedure- en instructiehandboek). In 2000 behaalde het gemeentebestuur het 1ste ISO-certificaat.
In 2003 werd de ISO 9002:1994-norm vervangen door een nieuwe norm, ISO 9001:2000, die een stap verder gaat en die de gemeentelijke dienstverlening naar een hoger niveau wenst te brengen: de klanttevredenheid. De statische aanpak werd vervangen door een meer dynamisch gebeuren. Het documentaire aspect bleef uiteraard behouden, niet in het minst omdat het een bijzondere - ondertussen door de meesten als noodzakelijk ervaren - plaats had verworven. In 2009 werd omgeschakeld naar ISO 9001:2008. Het kwaliteitsbeleid werd aangepast.
Daar waar in het verleden de nadruk lag op het beschrijven en het steeds opnieuw verbeteren van de processen, procedures en instructies, ligt nu de klemtoon op de beoordeling van de organisatie van de diensten als middel om te beantwoorden aan:
- De eisen van de klant-burger, zowel intern als extern;
- De wet- en regelgeving;
- De eisen van het beleid.
De ISO:9001 legt volgende normvereisten op:
- Onderwerp en toepassingsgebied
- Normatieve verwijzingen
- Termen en definities
- Kwaliteitsmanagementsysteem
- Beleidsverantwoordelijkheid
- Management van middelen
- Realiseren van de dienstverlening
- Meting, analyse en verbetering
Om de drie jaar vindt een externe hercertificatie-audit plaats, met jaarlijks een externe nacontrole. Dit gebeurt onder het toezicht van Belac.
Het gemeentebestuur behaalde volgende certificaten:
- 2000 - certificatie ISO 9002:1994
- 2003 - hercertificatie ISO 9001:2000
- 2006 - hercertificatie ISO 9001:2000
- 2009 - hercertificatie ISO 9001:2008
- 2012 - hercertificatie ISO 9001:2008
Afdeling III “Interne controle”van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 verplicht de gemeenten in te staan voor de interne controle van hun activiteiten. Dit is een geheel van maatregelen en procedures die onderworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:
- Het bereiken van de doelstellingen;
In allereerste instantie is het bereiken van de missie en de doelstellingen van de organisatie. Deze doelstelling is fundamenteel en is de rechtvaardigingsgrond voor het interne controlesysteem zelf. Alle andere doelstellingen zijn daarom ondergeschikte doelstellingen en in feite verbijzonderingen van de fundamentele doelstelling. - Het naleven van wetgeving en procedures;
- De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie;
- Het efficiënte en economisch gebruik van middelen;
- De bescherming van activa;
- Het voorkomen van fraude.
Een intern controlesysteem bevat volgens het Gemeentedecreet een reeks procedures en maatregelen die ervoor moeten zorgen dat de gemeente functioneert zoals ze zou moeten functioneren.
Het Gemeentedecreet geeft de gemeenten een grote vrijheid in het vastleggen van het interne controlesysteem. Toch legt het Gemeentedecreet een aantal elementen expliciet vast. Zo moet het interne controlesysteem waar mogelijk beantwoorden aan het principe van functiescheiding en verenigbaar zijn met de continuïteit van de werking van de diensten.
Het ISO-kwaliteitsmanagementsysteem vertoont een groot aantal gelijkenissen en parallellen met het COSO-raamwerk. Zowel het ISO als het COSO–model maakt een foto van de organisatie. Op basis van die momentopname worden zowel de sterke als de verbeterpunten van de organisatie in kaart gebracht. Daarnaast schenkt men ook aandacht aan de preventieve maatregelen.
Beide modellen gebruiken de PDCA-cyclus (plan, do, check, act) om de maturiteit in te schatten of scores toe te kennen. Door interne en externe evaluaties periodiek te herhalen, is het mogelijk de eigen ontwikkeling bij beide modellen op te volgen.
Het gemeentebestuur hanteert sinds het jaar 2000 het ISO-kwaliteitssysteem. Dit systeem is al grotendeels ingebed in onze organisatie en daarom werd het Interne controlesysteem, opgelegd door de Vlaamse Overheid, volledig geïntegreerd in het ISO- kwaliteitsmanagementsysteem.
