Een coördinatievergadering is in Aalter verplicht vanaf het moment dat er 750 deelnemers aanwezig zullen zijn. Op vraag van de organisator kan ook als er minder aanwezigen worden verwacht, een vergadering worden belegd.

Tijdens deze bijeenkomst zit de organisator aan tafel met een afgevaardigde van brandweer, politie en het College. Ook de duurzaamheidsambtenaar, drugspreventieambtenaar en andere betrokken partijen zijn aanwezig om praktische afspraken te maken en een concrete taakverdeling op te stellen.

Dit kan bijvoorbeeld gaan over het voorzien van parkeerplaatsen, het gebruik van recyclebare bekers en het nemen van voldoende veiligheidsmaatregelen.